Teil 2 der Serie

Dieser Beitrag ist der zweite Teil einer Serie von Beiträgen rund um das Thema Remote Kollaboration. Im ersten Beitrag (auf Medium) haben wir über die 5 Stufen gesprochen, die ein Team in seiner Entwicklung durchläuft und welchen Effekt wir bei Teams beobachtet haben durch die plötzliche Umstellung auf virtuelle Zusammenarbeit. In diesem Beitrag dreht sich nun alles um die Stufe 1 und was wir tun können, um die genannte Entwicklung zu beschleunigen.

Stufe 1: Abhängigkeit und Einbezug

In dieser Phase dominiert der Wunsch nach Einbezug ins Team bei den Gruppen-Mitgliedern und entsprechend sind ihre Verhalten von Vorsicht und gegenseitigem Respekt geprägt. Handlungen und Entscheidungen sollen primär einen Betrag dazu leisten, Teil des Teams zu werden. Das überwiegende Bedürfnis von Teams dieser Stufe ist Sicherheit. Man ist nett zueinander und bespricht harmlose Themen.
Gruppen Mitglieder versuchen möglichst nicht aufzufallen, verlangen nach Orientierung und Führung. Teams in dieser Phase sind stark abhängig von Leadern und Führungspersonen, bitten oft um Erlaubnis und mögen klare, vorgegebene Aufgaben und Verantwortlichkeiten.

Unser Anspruch ist es, Teams möglichst rasch aus diesem Stadium heraus zu beschleunigen. In Stufe 1 überwiegt der Wunsch nach Harmonie vor dem Resultat. Das heisst die Chance ist gross, dass ein Team Entscheidungen trifft, die zwar im besten Sinn der Gruppe sind, nicht aber des Projekts. Je schneller eine Gruppe die Stufe 1 hinter sich lässt, umso besser für das Projekt. Abkürzungen gibt es nicht, aber Massnahmen die die Entwicklung beschleunigen.

An dieser Stelle sei erwähnt: Konflikte sind ein gutes Zeichen. Wenn Leader hinterfragt werden ebenfalls. Dann seid ihr bereit für Stufe 2.

Psychologische Sicherheit

Die Fähigkeit einer Gruppe komplexe Aufgaben zu lösen hängt direkt mit dem Level an psychologischer Sicherheit im Team zusammen. Falls du mehr erfahren möchtest, wie psychologische Sicherheit die Effizienz und Produktivität einer Gruppe positiv beeinflusst, empfehlen wir dir dich über das Projekt Aristotle von Google zu informieren. Zum Beispiel im Artikel in der New York Times.

Wir haben dir 2 Tipps zusammengestellt, wie du die psychologische Sicherheit in deinem Team in der Remote Kollaboration optimieren kannst.

Tipp Nr 1: Team Meetups statt 1:1

Im Anfangsstadium eines Teams ist es wichtig, dass wir so oft wie möglich als Gesamtteam zusammenkommen. So fühlen sich alle gleichermassen eingebunden und es verfügen alle in der Gruppe über dieselben Informationen. Beschränke dich in den Team Meetings aber nicht auf die Vermittlung von Informationen, sondern schaffe Raum für den persönlichen Austausch. Ausgedehnte Check Ins und Check Outs mit einem persönlichen Themen Setting schaffen die Basis für persönliche Beziehungen.

Dieses Instrument ist auch für Teams, die sich neu an eine Remote Zusammenarbeit gewöhnen hoch relevant. Nicht alle sind gleichermassen kommunikativ und pflegen Beziehungen von sich aus aktiv. Team Mitglieder mit einem Hang zur Introvertiertheit werden es dir danken, wenn du ihnen die Bühne gibst um auch in der Isolation des Home Office persönliche Beziehungen zu pflegen.

Tipp Nr 2: Der menschliche Faktor

Wir sind uns gewohnt in der virtuellen Zusammenarbeit auf Tasks und Projekte zu fokussieren, da wir den zwischenmenschlichen Faktor im gemeinsamen physischen Space zur Genüge ausleben können. Wenn die Zusammenarbeit aber mehrheitlich oder komplett Remote stattfinden soll, müssen wir diesen Raum für zwischenmenschliche Formate neu schaffen.

Überlege dir kurz, wie viele Gelegenheiten du pro Woche für zwischenmenschlichen Austausch hast, wenn du im Office arbeitest: Die gemeinsame Kaffee Pause, der informelle Schwatz in der Küche, der private Austausch in einer gemeinsamen Pause, das Mittagessen im Team, Apéros, Team Events, gemeinsame Sport Sessions und und und.

Nun braucht nicht jedes Format einen 1:1 Ersatz im Digitalen. Stattdessen stellen wir uns die Frage, welche Bedürfnisse wir mit welchen Formaten abdecken und wie wir das in der Remote Kollaboration umsetzen können. So entstehen neue, digitale Formate:

  • Gemeinsame Hangouts, in denen der Fokus auf dem Zwischenmenschlichen liegt: Wie geht es dir?
  • Virtuelle Watercooler Boards, die Platz bieten für den Austausch zu beliebigen Themen.
  • Virtuelle Kaffeepausen oder Apéros.
  • Dedizierte Kommunikationskanäle für eine gemeinsame Passion.
  • Ein Danke Channel wo man sich gegenseitig und öffentlich wertschätzt.
  • Emotion-Space, wo das Team GIFs, Emojis und sonstige Ausdrücke von Emotionen platziert.

Radikale Transparenz

Zugang zu denselben Informationen für alle. Das ist wichtig in Stufe 1, weil da das Bedürfnis nach inkludiert sein am höchsten ist. Und was bestätigt mich mehr als die Tatsache, dass mir genug Vertrauen entgegen gebracht wird, dass ich Zugang zu allen relevanten Informationen habe?

Nicht zufälligerweise zeichnen sich fast alle Teams, die Remote Arbeit zum Standard erhoben haben, durch einen besonders hohen Grad an Transparenz aus. x.ai – ein Tech Startup aus NYC hat kürzlich in diesem Blog Post beschrieben, wie Transparenz für sie beim Umstieg von physischer zu virtueller Zusammenarbeit einer der wichtigsten Erfolgsfaktoren war.

Tipp Nr 1: Transparenter Entstehungsprozess

Beginne erst gar nicht, Inhalte lokal zu bearbeiten um sie später – wenn sie “fertig” sind – auf dem Server abzulegen. Radikale Transparenz bedeutet, dass Files ab Entstehungsdatum offen für alle abgelegt sind und alle dem Entstehungsprozess beiwohnen können. Das eröffnet einerseits eine Myriade von Möglichkeiten in der Zusammenarbeit: Prototypen-Mindset, rasche Feedbacks von Kollegen, gemeinsames Lernen und vieles mehr. Andererseits unterstützt dieses Verhalten die Entstehung von Vertrauen und Nähe im Team. Es hebelt die Aura des Perfektionismus aus und ermöglicht somit gerade den weniger erfahrenen Team Mitgliedern von ihren Peers zu lernen.

Tipp Nr 2: Kollaborative Bearbeitung

Die gleichzeitige Bearbeitung eines Dokuments durch mehrere Personen ermöglicht es, kollaborativ an einem Text, einer Tabelle oder einer Präsentation zu arbeiten. Wenn wir in Echtzeit sehen was andere tun und darauf reagieren können, so verschafft uns das einen wahren Produktivitätsboost. Das mussten wir offen gestanden erst mal erleben, bevor wir es geglaubt haben.

Zudem können wir so einfacher auf der Arbeit von anderen Aufbauen. Das Versenden von Files gehört der Vergangenheit an, genauso die Ablage in X verschiedenen Versionen die den Entstehungsprozess dokumentieren. Files mit Zwischennotizen von Teammitgliedern, die an einer nicht ganz aktuellen Version gearbeitet haben und deren Vorschläge nun in das Master File integriert werden müssen? Wenn alle am gleichen Master Dokument arbeiten (das Änderungen protokolliert) statt manuell X Versionen zu speichern, so gehört dieses Ärgernis (und der damit verbundene Produktivitätsverlust) endgültig der Vergangenheit an.

Wir bei Tjikko arbeiten mit der Gsuite von Google. Daneben haben wir schon mit Notion gearbeitet und Dropbox Papers und Coda getestet, die alle sehr vielversprechend aussehen.

Tipp Nr 3: Transparente Task Verwaltung

Nicht nur Dokumente sollen für alle einsehbar sein. Auch Task Listen sollen zentral in einem Online Tool verwaltet (und mindestens täglich gepflegt!) werden. So haben alle jederzeit den Überblick, was im Team gerade läuft, was ansteht und wer woran arbeitet.

Bei Tjikko nutzen wir dafür ClickUp, haben aber auch schon mit Jira, Trello, Basecamp und einer ganzen Reihe anderer Tools gearbeitet.

Kommunikation

Der Stellenwert einer Top Kommunikation nimmt in der virtuellen Zusammenarbeit nur noch zu. Gerade für Gruppen, die sich am Anfang ihrer Entwicklung befinden und eine gemeinsame Sprache entwickeln, ist eine funktionierende Kommunikation zentral.

Die Harvard Business Review beschreibt den Stellenwert von Kommunikation für virtuell arbeitende Teams wunderbar. Darüber hinaus haben wir für dich hier ein paar Tipps dazu zusammengestellt.

Tipp Nr 1: Offene Kommunikationskanäle

Wenn ein Team zeitlich versetzt arbeitet weil die einzelnen Team Mitglieder weitgehend selbständig über ihre Arbeits- und Erholungszeiten entscheiden, sind offene Kommunikationskanäle zentral.
Wir tendieren dazu, den Informationsfluss zu einem Projekt zu beschränken. Zum Beispiel auf eine bestimmte Anzahl Mitarbeitende, ein Gremium oder das Projektteam zu beschränken. Findet die interne Kommunikation mehrheitlich via E-Mail statt, macht dieses Verhalten Sinn, da jedes zusätzliche Mail in einer Inbox zusätzliche Arbeit bedeutet.
Sind Kommunikationskanäle aber offen und alle Mitarbeitenden können darauf zugreifen, so kann jeder für sich selbst entscheiden, was für sie oder ihn relevant ist. Und sich bei Bedarf eben auch problemlos ein Bild darüber machen, woran andere gerade arbeiten.
Damit das nicht ausufert kann man Regeln definieren. Zum Beispiel, dass nur die Projekt Mitarbeitenden sprechen, zum Mitlesen aber alle eingeladen sind. Es sei denn jemand hat eine Frage an das Gesamtteam, dann kann man dieses auch zu Inputs, Feedback oder Meinungen befragen.

Viele Teams nutzen dafür Slack, uns inklusive. Aber es gibt durchaus auch andere geeignete Lösungen dafür.

Tipp Nr 2: Aktives Zuhören

Im Home Office lauern mindestens so viele Ablenkungen wie im Büro. Der Hund oder die Katze, die gerade den Platz wechseln? Das E-Mail noch kurz anschauen, das gerade eingetroffen ist? All die Notifications im Browser oder auf dem Smartphone können uns einfach verlocken, den Fokus kurz woanders hin zu legen. Ausser dem Partner oder der Partnerin schaut einem ja niemand auf den Monitor.

Wenn du mit deinen Team Mitgliedern in einem Meeting steckt, dann übe dich im Aktiven Zuhören: Sei zu 100% präsent und zeige deinem Gegenüber, dass du am Gespräch teil nimmst. Tu dies, wie du das auch in der physischen Welt tun würdest. Nutze deine Mimik und Gestik um Zustimmung und Interesse zu signalisieren. Frage nach, wenn du etwas nicht 100% verstanden hast. Wiederhole das Gehörte in deinen eigenen Worten um sicher zu stellen, dass du richtig verstanden hast. Aber unterdrücke unbedingt den Reflex, dass du in der Hälfte eines Satzes schon wissen willst, was der oder die Sprechende sagen will und du nach einer Antwort suchst oder diese sogar schon im Kopf formulierst.

Wenn du mehr über Aktives Zuhören wissen willst, so empfehlen wir den Medium Artikel von Elle Kaplan.

Tipp Nr 3: Face to Face Meetings

Das mag auf den ersten Blick trivial klingen, ist aber weniger selbstverständlich als wir angenommen hatten. In der persönlichen Kommunikation entstehen deutlich weniger Missverständnisse als in der Schriftlichen per E-Mail (oder Slack-Nachrichten) oder am Telefon. Kennst du die Gründe dafür?

  • Unsere Wahrnehmung ist kompletter, wenn wir mit anderen Menschen den Raum teilen. Wir können uns auf mehr Sinne verlassen und Botschaften damit in einen grösseren Kontext einordnen.
  • Wir Menschen verfügen über sogenannte Spiegelneuronen – ein Resonanzsystem im Gehirn, das Gefühle und Stimmungen anderer Menschen beim Empfänger zum Erklingen bringt und damit Empathie erzeugt.

In der virtuellen Kollaboration ist unsere Wahrnehmung auf 2 Sinne beschränkt, die obendrein nicht selten durch technische Limitationen eingeschränkt sind. Wie viele Video Calls mit gestochen scharfem Bild und ohne Tonprobleme hast du in den letzten 4 Wochen erlebt?

Wenn wir nun mehr damit beschäftigt sind, den Inhalt der Kommunikation überhaupt zu verstehen, so fehlt uns der Kontext wie auch die Empathie. Wenn wir unserem Gegenüber nicht in die Augen schauen können, dann sind unsere Spiegel-Neuronen taub und weder unser Einfühlungsvermögen noch unsere Empathie werden befeuert.

Leistungsfähige Internetleitungen für’s Home Office und virtuelle Video-Conferencing Lösungen sind also eine nicht zu vernachlässigende Grundlage, damit wir unsere Meetings weiterhin Face to Face abhalten können. Und ja, das sollten wir bei möglichst allen Meetings tun.

Was sind deine Erfahrungen?

Wir könnten hier noch Dutzende weitere solcher Tipps zusammen tragen. Das werden wir auch, wenn wir uns um Stufe 2 der Team Entwicklung kümmern. Doch bevor es soweit ist sind wir gespannt auf deine Erfahrungen und Tipps. Was hat dir besonders viel gebracht in den ersten Wochen der Remote Zusammenarbeit?

Du möchtest mehr wissen?

Du möchtest unbedingt mehr dazu erfahren, wie du dein Team möglichst rasch zu hervorragender und nachhaltiger Remote Zusammenarbeit führen kannst? Wir arbeiten an einem neuen Programm rund um diese Themen. Wenn du dich dafür interessiert so schreib uns doch einfach kurz eine Nachricht. Per E-Mail oder PM über unsere LinkedIn Kanäle.

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